Elke organisatie (met of zonder winstoogmerk) ontleent haar bestaansrecht aan de waarde die zij creëert voor haar stakeholders. De organisatie die nalaat om de risico’s te adresseren die ontstaan bij ongecontroleerd gebruik van interne en externe data bronnen, vernietigt een deel van waarde en daarmee een deel van haar bestaansrecht (Frans Wauters, september 2008).

Volgens een vaak gebruikte formele definitie, betekent het woord rapport, de observatie, registratie en analyse van data met het doel deze te structureren in begrijpbare informatie voor alle belanghebbenden, gebaseerd op geaccepteerd regels of afgedwongen regelgeving, zowel intern als ook extern opgelegd binnen een vooraf afgesproken tijdsspanne in een bepaald formaat (Wikipedia 2008).

Rapporten kunnen als volgt onderverdeeld worden:

1. Vooraf gedefinieerde rapporten. Deze rapporten zijn autogegenereerde rapporten, vaak gebaseerd op data uit financiële systemen of data warehouses. Deze rapporten worden samengesteld op basis van vooraf gedefinieerde formaten zonder tussenkomst van de gebruiker. Voorbeelden hiervan zijn: een winst- en verliesrekening, een balans, een overzicht van debiteuren, etc.
2. Op maat gemaakte rapporten. Deze rapporten worden gemaakt door data uit verschillende systemen te combineren en waaraan vervolgens informatie (uitleg, verklaringen) door gebruikers is toegevoegd. Er zijn twee typen te onderscheiden:
   a. intern gebruikte rapporten, zoals management rapporten, budgetten en plannen, handboeken, onderzoeksrapporten, business casussen, kwaliteitshandboeken, accounting handboeken, etc.
   b. extern gebruikte rapporten, zoals kwartaal- en jaarrapportages, milieu rapportages, ISO rapporten, sociale jaarverslagen, 10K, 20F, etc.