|
Introductie
Hoe makkelijk is het om complexe offertes op te stellen of om te reageren op aanbestedingen? Hoeveel personen zijn hierbij betrokken? Medewerkers van verschillende afdelingen (of bedrijven) die schrijven, informatie verstrekken of (gedeeltes van) documenten moeten goedkeuren. Dit in combinatie met strikte deadlines en het effect van fouten, inconsistenties en last-minute stress lijdt vaak tot zeer ingewikkelde interne processen. Uniplicity for Proposals biedt een geautomatiseerde auteursomgeving voor het opstellen van offertes of aanbestedingen met een grote groep betrokkenen en borgt dat het proces gestructureerd en gecontroleerd verloopt.
Opstellen van offertes
Middels een gebruikersvriendelijke “wizard” worden alle variabelen in een voor gedefinieerd document sjabloon ingevoerd. Gebaseerd op uw keuze, stelt de wizard een workflow met de betrokken personen samen. Benodigde variabelen kunnen automatisch worden verzameld uit externe systemen (CRM, financieel, etc.) of bijvoorbeeld uit spreadsheets. Alle betrokken gebruikers krijgen automatisch een email notificatie dat ze onderdeel uitmaken van het “offerte team” en worden uitgenodigd om hun taken binnen het proces uit te voeren. Middels het workflow mechanisme kunnen gebruikers tekst, commentaar, etc. aan het document toevoegen, totdat de definitieve versie gereed is voor ondertekening en geaccordeerd is door alle betroffen functionarissen.
De "wizard"
Een publicatie mechanisme print dan een “papieren versie” ter ondertekening. Indien noodzakelijk worden onderdelen uit het definitieve document doorgestuurd naar bijvoorbeeld project management omgevingen, CRM- of financiële systemen.
Uniplicity for proposals zorgt voor automatische versie-nummering, consistentie van terminologie en waardes die meerdere keren in het document voorkomen, en biedt een gestructureerd, efficiënt en betrouwbaar proces middels de ondersteuning door een geavanceerd workflow systeem.
De Uniplicity for Proposals software kan effectief worden ingezet binnen bedrijven in verschillende industrieën die geregeld (complexe) offertes uitbrengen of reageren op aanbestedingen.
|
